آخرین باری را که در سخنرانی شرکت کردید و سخنران در کمال بی‌تفاوتی از محدوده زمانی تعیین‌شده برای سخنرانی تجاوز کرد را به خاطر می‌آورید؟ هر چه قدر هم که بابت شرکت در سخنرانی خرسند بودید و از شنیدن آن لذت بردید بابت این بی‌نظمی چه حسی داشتید؟ تا کنون بابت رعایت نکردن محدوده زمانی تعیین شده برای سخنرانی معترض شده‌اید؟ در دورانی زندگی می‌کنیم که اهمیت و ارزش وقت حتی از طلا هم برای مردم بیش‌تر شده است و به جهت مشغله‌ای که در زندگی ماشینی امروز تجربه می‌کنیم وقت‌شناسی و پایبندی به قول و قرار از ساده‌ترین آداب اجتماعی محسوب می‌شود. به عبارت دیگر وقت‌شناسی در ارتباط با دیگران قانونی است که هرگز نباید زیر پای گذاشته شود؛ خصوصا وقتی که پای بیش از یکی دو نفر در میان باشد و هر لحظه احتمال اعتراض مخاطبان در سخنرانی وجود داشته باشد!
به موقع شروع شدن و سر وقت مقرر تمام کردن سخنرانی از ابتدایی‌ترین حقوق هر شرکت‌کننده است. البته خیلی از سخنرانان با این حق مخاطبان خود آشنا هستند؛ اما به دلایل مختلفی و بسته به شرایط ممکن است ناخواسته این حق نادیده گرفته شود؛ مثلا دیر شروع کردن سخنرانی به بهانه تکمیل نبودن سخنرانی با منتظر ماندن برای عده خاصی از مخاطبان. گاهی هم مشکلاتی پیش‌بینی‌نشده و کاملا تصادفی رخ می‌دهد که سخنران را در چنین شرایطی قرار می‌دهد.
در ادامه راه‌هایی را که به کنترل بهتر زمان، کم کردن این ریسک و جلوگیری از اعتراض مخاطبان در سخنرانی در ارتباط با همین موضوع کمک می‌کند را بررسی می‌کنیم.
کنترل بهتر زمان و جلوگیری از اعتراض مخاطبان در سخنرانی
شاید با وجود راهکارهایی که حتما درباره زمانبندی اصولی در سخنرانی می‌دانید بپرسید اصلا سر وقت شروع کردن و سر وقت تمام کردن سخنرانی واجب است که بخواهید خودتان را تا این حد به دردسر بیندازید؟
پاسخ در اغلب اوقات مثبت است! به همین جهت است که سخنران همواره باید با نزدیک شدن به زمان شروع و پایان سخنرانی با خود مرور کند که:
- مخاطبان در بهترین شرایط ممکن باز هم پرمشغله هستند
- مخاطبان همیشه گزینه‌های دیگری هم داشته‌اند اما این سخنرانی را برای حضور انتخاب کرده‌اند
- هر فرد ممکن است بلافاصله بعد از اتمام سخرانی برای ادامه روز خود برنامه‌ریزی داشته باشد
چه زمانی کنترل زمان از دست سخنران خارج می‌شود؟
اگر فکر می‌کنید نمی‌توانید بدون هشدار دیگران برای به اتمام رساندن سخنرانی، از بحث نتیجه‌گیری کنید احتمالا با واکنش‌های زیر بین مخاطبان میتوانید متوجه شوید که کنترل زمان از دستتان خارج شده است:
- خیلی از مخاطبان از روی صندلی بلند می‌شوند، قدم می‌زنند، گاهی از سالن خارج می‌شوند و گاهی هم آن قدر تکاپو می‌کنند که بود و نبودشان دیگر تاثیری به حال سخنرانی ندارد
- کم کم حالات خشم را در چهره آن دسته از مخاطبانی که برای رفتن عجله دارند مشاهده می‌کنید
- مهم‌تر از هر چیز دیگر، مخاطبان کم کم از گوش سپردن و توجه به شما ناامید می‌شوند
چه زمانی برای به پایان بردن سخنرانی بهتر است؟
مدیریت در سخنرانی با پاورپوینت خیلی راحت‌تر از سخنرانی‌هایی است که به صورت گفتاری و بدون هیچ ابزار کمکی هدایت می‌شوند. در صورتی که تمرین اصولی برای کسب آمادگی قبل از سخنرانی داشته باشید مدیریت زمان راحت‌تر نیز می‌شود.
بسته به شرایطی که در آن قرار دارید و مخاطبان، زمان شروع و به پایان رساندن سخنرانی فرق دارد. به هر حال این موضوع بین همه افراد عمومیت دارد که اگر سخنران زودتر از وقت تعیین شده سخنرانی را به پایان ببرد احساس می‌کنند فریب خورده‌اند یا از وقت و هزینه‌ای که صرف شده سواستفاده شده است!
۵ راه ساده برای کنترل بهتر زمان در طول سخنرانی
برای این که سخنرانی به درازا نکشد و یا از حد مشخص شده کوتاه‌تر نباشد ۵ راه ساده‌ای که معرفی می‌کنیم را حتما امتحان کنید:
زمان استاندارد سخنرانی را پیش از آماده شدن بدانید
تا به حال با سخنرانی رو به رو شده‌اید در حالی که با کمبود وقت رو به رو شده است بگوید من فکر می‌کردم زمان بیش‌تری در اختیار دارم؟! برنامه سخنرانی‌ها معمولا محکم‌تر و دقیق‌تر از این چیده می‌شود که این ناهماهنگی به وجود آید. مطمئن شوید که زمان سخنرانی با محتوا سخنرانی تطابق دارد. همان طور که قبلا بارها گفتیم سخنران برای برقراری هماهنگی بین زمان استانداردی که در نظر گرفته شده و مطالب باید در سالن سخنرانی حضور پیدا کند، شرایط و ابزارهای موجود را بررسی کرده و دوباره محتوا سخنرانی را ارزیابی کند.
برای بخش‌های وقت‌گیر سخنرانی برنامه‌ریزی کنید
زمان تعیین شده برای سخنرانی به تنهایی مشکل‌ساز نیست؛ مشکل اصلی زمانی ایجاد می‌شود که دقیقا نمی‌دانیم برای بخش‌های وقت‌گیر سخنرانی که بیش‌تر با تعامل با مخاطبان گره خورده است دقیقا چه قدر زمان نیاز داریم.
خیلی از اوقات از زمان مشخص شده تجاوز می‌کنیم چون مایل هستیم در حد امکان هیچ چیز ناگفته نماند و همه چیز کامل باشد. سه بخش وقت‌گیری که معمولا سخنران برای مدیریت آن‌ها با کمبود وقت مواجه می‌شود و حتی گاهی به دلیل عدم مدیریت درست زمان با اعتراض مخاطبان در سخنرانی مواجه می‌شود عبارتند از:
- بخش پرسش و پاسخ
- فعالیت شرکت‌کنندگان: برخی از سخنرانی‌ها به صورت کارگاه برگزار می‌شوند و به این ترتیب شرکت‌کنندگان فعالیت بیش‌تری در طول سخنرانی دارند
- مدت زمان استراحت: مقدار زمان استراحت برای مخاطبان زمان مشخصی دارد اما باید در نظر گرفت که این زمان به هر دلیلی ممکن است بیش‌تر از برنامه‌ریزی انجام شده باشد
پایبندی به زمانبندی با اجرا اصولی
تا زمانی که به اندازه کافی در فنون سخنرانی مهارت پیدا نکرده باشید شاید نتوانید محتوا را دقیقا با زمانی که به شما اختصاص داده شده است تطبیق دهید. مثلا تخمین این که چند صفحه پاورپوینت یا چند عنوان برای سی دقیقه کفایت می‌کند برای فردی کم‌تجربه دشوار است. در چنین مواقعی بهترین راه اجرا اصولی سخنرانی به بهترین شکل ممکن است:
اجرا به صورت ایستاده و با صدای بلند
هرگز گرفتار این تله نشوید که با نجوا کردن محتوا در حالی که نشسته‌اید و توسط خیلی از مخاطبان دیده نمی‌شوید بتوانید زمان را به دست بگیرید. برای جلوگیری از اعتراض مخاطبان در سخنرانی و تکرار محتوا سخنرانی و اتلاف وقت حتما با صدای بلند و به طور ایستاده سخنرانی کنید.
حتما از قبل مقابل مخاطبان آزمایشی سخنرانی کنید
حتی اگر یک مخاطب وجود داشته باشد و باعث شود در تمرینات خود با او تماس چشمی موثر برقرار کنید کافی است. با وجود مخاطبان آزمایشی مسائلی از قبیل سرعت سخنرانی هم تعدیل می‌شود و هر لحظه میتوانید از مخاطبان آزمایشی خود درباره کیفیت سخنرانی و سرعت آن جویا شوید. به این ترتیب احتمال اعتراض مخاطبان در سخنرانی کم‌تر و کم‌تر می‌شود.
برای زمانبندی بهتر لباس رسمی بپوشید
همه چیز آماده است و با وجود مخاطبان آزمایشی میتوانید به ضعف و کاستی‌ها بهتر از قبل پی ببرید؛ اما تا زمانی که لباس رسمی روز سخنرانی را نپوشید نمی‌توانید انرژی و هیجان واقعی یک سخنران را در طول سخنرانی و در حالی که مراقب کنترل زمان است درک کنید.
پیشرفت خود را در هر مرحله از سخنرانی ثبت کنید
برای سخنرانی‌های کوتاه، نظیر سخنرانی‌های پانزده دقیقه‌ای شاید نیازی به این کار نباشد اما در سخنرانی‌های طولانی‌تر لازم است پیشرفت در سخنرانی و عبور از هر مرحله به مرحله دیگر را با دقیقه و ثانیه به صورت دقیق ثبت کنید. به همین منظور با رسیدن به هر بخش از سخنرانی زمان را یادداشت کنید؛ مثلا:
- ۱۲:۰۵ شروع رسمی سخنرانی
- ۱۲:۱۵ مقدمه و معرفی مختصر
- ۱۲:۳۰ معرفی موضوع سخنرانی و ورود به مباحث اصلی
- ۱۲:۵۰ تکمیل مراحل سخنرانی و رسیدن به نتیجه مورد نظر
- ۱۲:۵۸ شروع پرسش و پاسخ با مخاطبان
- ۹۷/۰۹/۰۵